Сегодня мы начинаем разговор на последнюю из изначально заявленных мною тем данной рассылки, а именно: «Как грамотно отчитаться перед руководством?» (о нашей с Вами кипучей деятельности).
В любой организации, где пресс-служба (или пресс-секретарь) воспринимаются как нечто «само собою разумеющееся» или как «неизбежное зло», формы, порядок, периодичность отчетности давно устоялись (но их можно и изменить).
Там же, где руководители всерьез задумываются о сокращении таковой службы или штатной единицы, особенно, в моменты проведения «оптимизирующих» организационно-штатных мероприятий, отчетность, ее эффективность и понятность руководителю могут в буквальном смысле слова решить «судьбу» человека или подразделения.
Неоднократно с этим сталкивался на практике и, исключительно поэтому, решил вынести данный вопрос на общее обсуждение отдельным блоком.
Итак, формы отчетности и ее «наполнение» могут быть совершенно различными. Но первая «графа» Вашего отчета практически всегда будет посвящена количеству написанных и опубликованных пресс-релизов.
В любой организации, где пресс-служба (или пресс-секретарь) воспринимаются как нечто «само собою разумеющееся» или как «неизбежное зло», формы, порядок, периодичность отчетности давно устоялись (но их можно и изменить).
Там же, где руководители всерьез задумываются о сокращении таковой службы или штатной единицы, особенно, в моменты проведения «оптимизирующих» организационно-штатных мероприятий, отчетность, ее эффективность и понятность руководителю могут в буквальном смысле слова решить «судьбу» человека или подразделения.
Неоднократно с этим сталкивался на практике и, исключительно поэтому, решил вынести данный вопрос на общее обсуждение отдельным блоком.
Итак, формы отчетности и ее «наполнение» могут быть совершенно различными. Но первая «графа» Вашего отчета практически всегда будет посвящена количеству написанных и опубликованных пресс-релизов.
Обычно, факт публикации подтверждается размещением на корпоративном сайте (многие из которых целевой аудиторией посещаются весьма слабо) и рассылкой в «заинтересованные» СМИ (список которых, как и адресная база, может не обновляться годами).
Хорошо, Вы отчитались, что за месяц написали, разместили и разослали в 20 СМИ 20 пресс-релизов о деятельности Вашего работодателя (будь то физическое или юридическое лицо). Но при помощи только этого показателя Вы с очень малой вероятностью докажете руководителю факт своей незаменимости.
Я понимаю, что «событийные» пресс-релизы иногда могут отнять целый день, но на «стандартный» релиз (задумку, сбор информации, подготовку, согласование) вполне достаточно 2-х часов Вашей работы. 2 х 20 = 40 часов, а это – всего неделя Вашего рабочего времени. И руководитель, если Вы отчитаетесь только таким способом, будет иметь полное моральное право сказать Вам об этом и урезать зарплату.
Понимаю, что большинство пресс-служб параллельно завалены самой разнообразной «дополнительной» работой: адреса, телеграммы, открытки, речи, доклады, тексты публикаций, отчеты, обзоры, бухгалтерская документация, тосты и все, что взбредет в голову руководителю, вплоть до подачи кофе в постель. Насколько все эти функции присущи пресс-службе, здесь и сейчас спорить не будем – это отдельная тема.
Мы сейчас говорим о значимости работы, только непосредственно связанной с пресс-релизами. А она содержит в себе не так много, как хотелось бы руководителям, совершенно понятных этапов:
1.Медиа-планирование как в краткосрочном (неделя, месяц), так и в долгосрочном (квартал, полугодие, год) варианте. Большинство пресс-служб, не побоюсь этого слова, подходят к данному этапу формально, пассивно и – потому – практически не результативно. Начальство планирует, начальство исполняет, а Вы – сторонний наблюдатель, с позиции невмешательства описывающий процесс… И начальнику ничто не мешает с той же самой позиции оценивать Вашу эффективность в «общем деле» организации, Вашу зарплату, Ваши карьерные перспективы…
2.Организация отдельно взятого пресс-релиза, «заточенного» на конкретные СМИ и целевую аудиторию (от уточнения темы и фактуры до написания и согласования).
3.Оперативная рассылка (исключительно заинтересованным СМИ и журналистам) и размещение на сайт (для всех остальных) Вашего очередного «шедевра». Я настаиваю на именно таком порядке действий, потому что любой журналист чаще смотрит в собственный почтовый ящик, чем на Ваш замечательный сайт. К этому пункту необходимо добавить готовность дать комментарии, дополнения, справочную информацию, иллюстративный материал по первому требованию заинтересованных СМИ.
4.Мониторинг вышедших публикаций во всех сферах распространения информации: печатная продукция (газеты и журналы всех уровней); теле- и радиокомпании; интернет-среда (сайты, блоги, новостные ленты, обзоры и т.д.).
Вот на этих четырех «китах» Вы и можете строить собственную «военную базу» для разговора с начальством о должностях и зарплатах. По первому пункту основные критерии – четкость, инициативность и исполнение. По второму – Ваши маркетинговые навыки и пресс-секретарские способности. По третьему – выстроенность «системы оповещения». По четвертому – аналитика и социология.
Все это даст Вам возможность не бледнеть и краснеть перед начальством, когда оно вызовет Вас на ковер и спросит: «А чем, собственно, Вы занимаетесь? За что я Вам деньги плачу?». У Вас на руках будет совершенно беспристрастный отчет о том, какому количеству людей (потенциальных и реальных потребителей) Вашими усилиями донесена важная информация о Вашем работодателе за тот или иной период времени. Это – уже эффективность, это – объективные показатели, это – вопрос Вашей карьеры и зарплаты…
А сегодняшний выпуск завершен. И в заключение его – привычные два вопроса к Вам:
1.Какова самая большая «награда» для сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
2.Каков самый «жесткий» упрек в адрес сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
Хорошо, Вы отчитались, что за месяц написали, разместили и разослали в 20 СМИ 20 пресс-релизов о деятельности Вашего работодателя (будь то физическое или юридическое лицо). Но при помощи только этого показателя Вы с очень малой вероятностью докажете руководителю факт своей незаменимости.
Я понимаю, что «событийные» пресс-релизы иногда могут отнять целый день, но на «стандартный» релиз (задумку, сбор информации, подготовку, согласование) вполне достаточно 2-х часов Вашей работы. 2 х 20 = 40 часов, а это – всего неделя Вашего рабочего времени. И руководитель, если Вы отчитаетесь только таким способом, будет иметь полное моральное право сказать Вам об этом и урезать зарплату.
Понимаю, что большинство пресс-служб параллельно завалены самой разнообразной «дополнительной» работой: адреса, телеграммы, открытки, речи, доклады, тексты публикаций, отчеты, обзоры, бухгалтерская документация, тосты и все, что взбредет в голову руководителю, вплоть до подачи кофе в постель. Насколько все эти функции присущи пресс-службе, здесь и сейчас спорить не будем – это отдельная тема.
Мы сейчас говорим о значимости работы, только непосредственно связанной с пресс-релизами. А она содержит в себе не так много, как хотелось бы руководителям, совершенно понятных этапов:
1.Медиа-планирование как в краткосрочном (неделя, месяц), так и в долгосрочном (квартал, полугодие, год) варианте. Большинство пресс-служб, не побоюсь этого слова, подходят к данному этапу формально, пассивно и – потому – практически не результативно. Начальство планирует, начальство исполняет, а Вы – сторонний наблюдатель, с позиции невмешательства описывающий процесс… И начальнику ничто не мешает с той же самой позиции оценивать Вашу эффективность в «общем деле» организации, Вашу зарплату, Ваши карьерные перспективы…
2.Организация отдельно взятого пресс-релиза, «заточенного» на конкретные СМИ и целевую аудиторию (от уточнения темы и фактуры до написания и согласования).
3.Оперативная рассылка (исключительно заинтересованным СМИ и журналистам) и размещение на сайт (для всех остальных) Вашего очередного «шедевра». Я настаиваю на именно таком порядке действий, потому что любой журналист чаще смотрит в собственный почтовый ящик, чем на Ваш замечательный сайт. К этому пункту необходимо добавить готовность дать комментарии, дополнения, справочную информацию, иллюстративный материал по первому требованию заинтересованных СМИ.
4.Мониторинг вышедших публикаций во всех сферах распространения информации: печатная продукция (газеты и журналы всех уровней); теле- и радиокомпании; интернет-среда (сайты, блоги, новостные ленты, обзоры и т.д.).
Вот на этих четырех «китах» Вы и можете строить собственную «военную базу» для разговора с начальством о должностях и зарплатах. По первому пункту основные критерии – четкость, инициативность и исполнение. По второму – Ваши маркетинговые навыки и пресс-секретарские способности. По третьему – выстроенность «системы оповещения». По четвертому – аналитика и социология.
Все это даст Вам возможность не бледнеть и краснеть перед начальством, когда оно вызовет Вас на ковер и спросит: «А чем, собственно, Вы занимаетесь? За что я Вам деньги плачу?». У Вас на руках будет совершенно беспристрастный отчет о том, какому количеству людей (потенциальных и реальных потребителей) Вашими усилиями донесена важная информация о Вашем работодателе за тот или иной период времени. Это – уже эффективность, это – объективные показатели, это – вопрос Вашей карьеры и зарплаты…
А сегодняшний выпуск завершен. И в заключение его – привычные два вопроса к Вам:
1.Какова самая большая «награда» для сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
2.Каков самый «жесткий» упрек в адрес сотрудника пресс-службы со стороны руководителя, СМИ, общественности?
Комментариев нет:
Отправить комментарий